E-BREVET & LIVE TRACKING

How to use the eBrevet web app

[ svensk text ] The eBrevet web application (web app) is basically a regular website designed to look like a standalone mobile application installed on your phone. By using your mobile phone’s web browser the eBrevet web app does not need to be installed on your mobile phone.

Geofencing
The eBrevet web app uses geofencing for registration at checkpoints, which requires that the GPS on your phone is activated when in use. Please note that the web app does not track your location continuously. It is only active and sends information about your location when you press a registration button (see below). The web app will not drain your phone’s battery during an event and it will not send continuous data.

Address of the eBrevet wed app: www.ebrevet.org.

You will find login details for the web app in the email receipt that you receive when registering to an event (check your spam folder if you cannot find the email in your inbox). You can log in to eBrevet immediately after registering to an event and familiarise yourself with the route and checkpoints.

Tip: print your email receipt and carry the printout with you during events in case you get logged out.

In traditional brevets with paper brevet cards, the staff in shops, cafés and petrol stations confirm your visit to a checkpoint by writing the time of arrival in your brevet card. 

As already mentioned, in addition to timekeeping, the eBrevet also confirms your geographical position when registering at checkpoints by using the GPS on your phone. For this to work you need to give the web browser on your phone permission to use location services, i e to use your phone’s GPS. You do this by pressing ”Allow” in the pop-up message that appears when you login to the web app.

1. Login 2. Permit Location Services 3. Check In/Check Out c4. Abandon

During an event, press the registration button of each respective checkpoint that you visit. The first checkpoint that you check in at is the start checkpoint. Once you have pressed the registration button at the start checkpoint it becomes inactive. The same applies for the finish checkpoint which will also become inactive when pressed. In other words, you cannot undo your registration at the start and finish checkpoints.

If you are within 300 metres of a checkpoint, the registration button will turn green after pressing it (once or twice depending on the event) and the page will scroll down to the next checkpoint. If you are out of range of a checkpoint, the pop-up message ”You are not within range of the checkpoint” will appear instead.

NOTE! In some events, participants register both their arrival at checkpoints and their departure from them, like at hotels. In these events participants press the registration button twice per checkpoint, to check in and then to check out.

Tip: a useful rule of thumb is that the registration button should always be green when leaving a checkpoint. If the button is black, you have forgotten to register your arrival or departure, an easy mistake to make if you are tired or stressed. Therefore, establish the routine of confirming that the registration button is green before you leave each checkpoint. Make a habit pressing the registration button the first thing you do when arriving to a checkpoint, and if the event has check out, also the last thing you do when leaving each checkpoint.

Tip: to reduce stress before the start, make sure you are logged in and have checked in at the start checkpoint at least 15 minutes before the start. Timing will start when the event officially starts.

Tip: if you are at a checkpoint and click on the registration button and see the info message: ”You are not within range of the checkpoint” then put your mobile phone in ”Airplane mode” and reactivate it. The mobile phone should update its GPS position when connected to the telecommunications network.

NOTE! If you abandon the ride, please press the red ABANDON BREVET button at the bottom of the web page which will notify the organiser.

After pressing the registration button at the finish checkpoint you can close the web app.

Live tracking & statistics

When you use the web app, live statistics for your ride are compiled in a virtual brevet card, an eBrevet card. See example of an eBrevet card here.


Try the eBrevet web app

If you haven’t used the eBrevet web app on the phone you intend to use during an event, please check that its settings allow you to use the web app for electronic registration. To avoid stress before the start, do the following test at least two days before the start date:

Visit the eBrevet website www.ebrevet.org.

Log in to the web application by using the login details you received in the registration email. You should then see a pop-up message that the website ”vasterbottenbrevet.se” wants to use your phone’s location services, i.e. its GPS. If not then you have probably set the phone to ”Never use location services”.

Press the registration button at a checkpoint. If you have activated your phone’s location services, you will see the message: ”You cannot check in before startdate: … .”

If you do not see this message, you have not allowed the web browser to use the phone’s location services. In that case, change the settings of your phone’s web browser (Chrome, Safari, FireFox, Edge, etc.).

iPhone users
Go to Settings > Privacy & Security > Location Services > Safari Sites. Then select the options ”When the app is used” and ”Exact location information”.

Android users
Go to Settings > Location > App Location Permissions. Select one of the options ”Always allow” or ”Only allow when app is in use”. Activate the ”Use exact location” option.

If you need help and no one nearby can help you, email: info@vasterbottenbrevet.se. Include your login details in the email with information about the make and version of your mobile phone and the browser you are using.

Demo

Try a demo version of eBrevet on your mobile phone before an event. To log in to the demo (no timing, no data is saved) use ID ”1234” and password ”1234”. If you are in Umeå, the test is performed at Järnvägstorget near the railway station. If location services are activated on your mobile phone, see above, and you are within 300 metres of the pâtisserie Laure’s Fika, you can register at the intermediate checkpoint. You can switch between registering and undoing a registration. You can also switch between ABANDON BREVET and Undo.

If you aren’t Umeå, as already described above you can still perform the test which confirms that location services are enabled on your mobile phone. If location services are enabled, a pop-up message will appear telling you that you are out of range of the checkpoint. If location services are not enabled, the registration button will only flash briefly when pressed.


Så använder du eBrevet-appen

Webbapplikationen eBrevet är i praktiken en vanlig webbsida som utformats för att se ut en som en mobilapplikation (det vill säga en app). En webbapplikation (webbapp) behöver dock inte installeras på din mobiltelefon. Istället använder du enbart webbläsaren som installerats på mobiltelefonen.

Geofencing
Webbappen använder så kallad geofencing för registrering vid kontrollerna, vilket kräver att gps:en i din mobiltelefon är aktiverad när den används. Observera att webbappen inte spårar dig kontinuerligt. Den är bara aktiv och skickar information om var du befinner dig när du trycker på en registreringsknapp (se nedan). Webbappen dränerar alltså inte mobilens batteri medan du använder den och den skickar inte kontinuerlig data.

Adress till eBrevet: www.ebrevet.org.

Inloggningsuppgifter till webbappen hittar du i mejlkvittot som du får när du anmäler dig till ett lopp (se skräppostmappen om du inte hittar mejlet i inkorgen). Du kan logga in på eBrevet omedelbart efter du anmält dig och bekanta dig med loppets rutt och kontroller.

Tips: skriv ut mejlet och ta med utskriften under loppet i fall du blir utloggad.

I vanliga fall bekräftar butikspersonal att du besökt en kontroll genom att skriva klockslag och signatur i brevet-kortet. Som nämnts här ovan, förutom tidtagning verifierar eBrevet webbappen även din geografiska position vid kontrollbesöken vilket den gör genom att använda mobiltelefons platstjänster, det vill säga dessa GPS. Du ger mobilens webbläsare tillåtelse att använda platstjänster genom att klicka på ”Tillåt” i popup-meddelandet som visas efter inloggning

Under loppet klickar du på registreringsknappen till respektive kontrollplats. Om du befinner dig inom 300 m från en kontrollplats blir registreringsknappen grön när du klickar på den och sidan skrollar ner till nästa kontrollplats. Om du befinner dig utom räckhåll för en kontrollplats visas istället popup-meddelandet ”You are not within range of the checkpoint”.

1. Logga in 2. Tillåt platstjänster 3. Checka in/checka ut 4. Bryt loppet

Den första kontrollen som du checkar in på är startkontrollen. När du har klickat på dess registreringsknapp blir den inaktiv. Den sista kontrollen är målkontrollen och när du klickat på registreringsknappen blir även den inaktiv. Incheckning på start- och målkontrollerna kan inte ångras.

Tips: för att minska stress innan start se till att vara inloggad samt att ha checkat in på startkontrollen senast en kvart före start. Tidtagning börjar först när startskottet går.

OBS! I vissa brevet-lopp registrerar deltagare både ankomsten till och avfärden från kontrollerna, med andra ord in- och utcheckning som på ett hotell. Deltagare klickar då på registreringsknappen två gånger per kontroll.

Tips: en värdefull tumregel är att registreringsknappen alltid bör vara grön när du lämnar en kontroll. Om knappen är svart så har du glömt att registrera dig på kontrollen vilket är lätt gjort om du är trött eller stressad. Skapa rutinen att bekräfta att registreringsknappen är grön innan du lämnar varje kontroll. Detta blir då det sista du gör innan du lämnar kontrollerna. I de officiella breveterna riskerar du att bli diskvalificerad om du inte registrerat närvaro på samtliga kontroller under ett lopp, enligt ACP-regelverket.

Tips: om du står vid en kontroll och klickar på registreringsknappen och ser info-meddelandet: ”You are not within range of the checkpoint” sätt då mobiltelefonen i ”Flygplansläge” och aktivera den på nytt. Mobiltelefonen bör uppdatera sin GPS-position vid anslutning till telenätet.

Om du bryter loppet så klickar du på den röda knappen ABANDON BREVET längst ner på sidan för att meddela arrangören.

Den sista kontrollen är målkontrollen. När du har checkat in på målkontrollen kan du stänga webbläsaren och eBrevet.

Live tracking

När du använder webbappen sammanställs live statistik för ditt lopp i ett virtuellt brevet-kort, ett eBrevet-kort. Se exempel på ett eBrevet-kort här. Du hittar statistik från tidigare brevet-lopp under rubriken LIVE på startsidan. Klicka på startnummer för att se individuella eBrevet-kort.


Testa eBrevet-appen

Om du inte använt eBrevet i mobiltelefonen som du tänker använda under loppet kontrollera i så fall att dess inställningar tillåter dig att använda webbappen för elektronisk registrering. För att undvika stress innan start gör nedanstående test senast två dagar före startdatum:

  1. Besök webbplatsen www.ebrevet.org.
  2. Logga in på webbappen eBrevet med de inloggningsuppgifter du fått i anmälningsmejlet

Du bör få ett popup-meddelande om att webbsidan ”vasterbottenbrevet.se” vill använda mobiltelefonens platstjänster, det vill säga dess GPS.

Om du har aktiverat mobiltelefonens platstjänster ser du ett info-meddelande: ”You cannot check in before startdate: … .” när du klickar på registreringsknappen till en kontroll. Om du inte ser meddelandet så har du inte tillåtit webbläsaren att använda mobiltelefonens platstjänster. Ändra då inställningarna för mobilens webbläsare (Chrome, Safari, FireFox, Edge mm).

iPhone-användare
Gå till Inställningar > Integritet och Säkerhet > Platstjänster > Safari-webbplatser. Välj därefter alternativen ”När appen används” och ”Exakt platsinformation”.

Android-användare
Gå till Inställningar > Plats > Appars platsbehörighet. Välj ett av alternativen ”Tillåts alltid” eller ”Tillåt bara när appen används”. Aktivera valet ”Använd exakt plats”.

Om du behöver hjälp och ingen i din omgivning kan hjälpa dig mejla: info@vasterbottenbrevet.se. Inkludera dina inloggningsuppgifter i mejlet med information om mobiltelefonens fabrikat och version samt webbläsaren du använder.

Demo

Testa en demo-version av eBrevet på din mobiltelefon innan loppet. Logga in på demo-versionen av appen (ingen tidtagning, inga data sparas). Använd ID ”1234” och lösenord ”1234”. Om du bor i Umeå utförs testet på Järnvägstorget. Om platstjänster är aktiverad i mobilen, se ovan, och du befinner dig inom 300 m från Laure’s Fika så kan du registrera dig på mellankontrollen. Du kan växla mellan att registrera dig samt att ångra valet. Växla även mellan ABANDON BREVET och UNDO.

Om du inte bor i Umeå kan du ändå utföra testet för att bekräfta att platstjänster är aktiverad i din mobiltelefon. Om platstjänster är aktiverad visas ett popup-meddelande som talar om att du befinner dig utom räckhåll för kontrollen. Om platstjänster inte är aktiverad så blinkar registreringsknappen bara till när du klickar på den.